Navigatie Telefoon
0

E. hallo@blauwevrijdag.nl

T. 058 203 03 59

  • Authentiek
  • Oprecht
  • Creatief en deskundig

Workshop: De Automatische PBC-Najager

Workshop: De Automatische PBC-Najager

Doel: Nooit meer handmatig mailen om ontbrekende stukken. We bouwen een robotje dat elke ochtend kijkt wat er mist en de klant vriendelijk herinnert.

Voorbereiding: De Basis (SharePoint)

Voordat we de robot bouwen, moeten we een lijst hebben waar de robot in kan kijken. Zie dit als een slimme Excel-lijst die in de cloud staat.

Stap 1: De Lijst maken

  1. Ga naar je SharePoint-teamsite (bijv. ‘Klantenportaal’).
  2. Klik op Nieuw > Lijst. Kies Lege lijst en noem hem: PBC_Monitor.
  3. Nu gaan we kolommen toevoegen (klik op ‘+ Kolom toevoegen’):
    • Titel (Standaard): Hier typ je straks wat er mist (bv. “Jaarrekening 2023 getekend”).
    • Tekst: Noem deze ClientName (Naam van de klant).
    • Tekst: Noem deze ClientEmail (Het mailadres van de klant).
    • Persoon: Noem deze Owner (Wie bij jullie op kantoor verantwoordelijk is).
    • Keuze: Noem deze Status. Zet de opties op: Open en Gereed.
    • Datum en tijd: Noem deze RequestedOn (Wanneer heb je het gevraagd?).
    • Hyperlink: Noem deze UploadUrl.
      • Trainer Tip: Hier plak je straks de ‘File Request’ link uit OneDrive. Dit is de veilige “brievenbus” waar de klant bestanden in kan gooien zonder andermans bestanden te zien.

De Bouw: Power Automate (De Robot)

Nu gaan we de intelligentie toevoegen. Ga naar make.powerautomate.com en log in.

Stap 2: De Wekker zetten

  1. Klik links op Mijn stromen > Nieuwe stroom > Geplande cloudstroom.
  2. Geef het een naam: PBC Najager Robot.
  3. Zet de starttijd op morgenochtend 07:30.
  4. Bij ‘Herhalen elke’ zet je: 1 Dag.
  5. Klik op Maken.

Stap 3: Het geheugen instellen (Datum berekenen) De robot moet weten wat “7 dagen geleden” is.

  1. Klik op het + teken (Nieuwe stap).
  2. Zoek naar Opstellen (Engels: Compose).
  3. Klik in het invulveld. Er verschijnt een pop-up menu. Klik op het tabblad Expressie (Fx).
  4. Typ (of kopieer) exact deze formule: addDays(utcNow(), -7, ‘yyyy-MM-dd’)
  5. Klik op OK.
    • Uitleg: Je hebt de robot nu geleerd om terug te tellen. Vandaag min 7 dagen.

Stap 4: De data ophalen (SharePoint lezen) Nu gaat de robot de lijst lezen.

  1. Klik op + en zoek naar Items ophalen (Engels: Get Items – let op het meervoud!).
  2. Kies bij Siteadres je SharePoint site.
  3. Kies bij Lijstnaam je PBC_Monitor lijst.
  4. Klik op Geavanceerde opties weergeven.
  5. Nu komt het lastigste stukje. We moeten filteren, anders mailt hij iedereen. Typ in het veld Filterquery exact dit: Status eq ‘Open’ and RequestedOn le ‘ Let op: Zet je cursor achter die laatste komma, en klik in het menu rechts op de Outputs van de stap ‘Opstellen’ (uit stap 3). Maak het af met een enkele aanhalingsteken. Het moet er zo uitzien: Status eq ‘Open’ and RequestedOn le ‘Outputs’
    • Uitleg: “Pak alle regels waar Status ‘Open’ is EN de datum ‘kleiner of gelijk’ is aan 7 dagen geleden.”

De Verwerking: Groeperen & Mailen

Trainer Note: Dit is het punt waar je cursisten het spoor kunnen bijster raken. We doen het stap voor stap.

Stap 5: Gegevens selecteren We gaan de tabel “schoonmaken” voor de mail.

  1. Klik op + en zoek naar Selecteren (Engels: Select).
  2. Bij Van: Kies uit de lijst de value (lijst met items) uit de stap ‘Items ophalen’.
  3. Bij Toewijzing maak je de kolommen voor de klant:
    • Kolom 1: Typ “Wat missen we”. Waarde: Kies Titel.
    • Kolom 2: Typ “Upload Link”. Waarde: Kies UploadUrl.

Stap 6: De Tabel maken

  1. Klik op + en zoek naar HTML-tabel maken.
  2. Bij Van: Kies de Output van de stap ‘Selecteren’ hierboven.
    • Resultaat: De robot maakt nu een nette tabel van de openstaande punten.

Stap 7: De Mail versturen

  1. Klik op + en zoek naar Een e-mail verzenden uit een gedeeld postvak (V2).
    • Waarom gedeeld? Zodat de klant antwoordt naar administratie@kantoor.nl en niet naar jou persoonlijk.
  2. Postvakadres: Typ het algemene mailadres (bv. pbc@jouwkantoor.nl).
  3. Aan: Kies uit de lijst ClientEmail.
    • Let op: Zodra je dit doet, zet Power Automate er automatisch een blok omheen dat “Op elk toepassen” heet. Schrik niet! Dit hoort zo. Hij snapt dat hij voor elke regel een mail moet sturen.
  4. Onderwerp: “Herinnering: Openstaande actiepunten dossier [DossierNr]”.
  5. Hoofdtekst (Body):
    • Typ een vriendelijke tekst: “Beste [ClientName], uit onze administratie blijkt dat we nog op onderstaande stukken wachten…”
    • Klik op het knopje </> (Code weergave) of voeg dynamische inhoud toe.
    • Plaats hier de Output van de stap ‘HTML-tabel maken’.
    • Sluit af met: “Upload ze via de link in de tabel. Alvast bedankt!”

Afronding: Testen & Livegang

Stap 8: Testen zonder klanten te plagen

  1. Ga terug naar je SharePoint lijst.
  2. Maak een test-item aan:
    • Zet ClientEmail op je eigen e-mailadres.
    • Zet RequestedOn op 8 dagen geleden.
    • Zet Status op Open.
  3. Ga terug naar je Flow en klik rechtsboven op Testen > Handmatig.
  4. Klik op Stroom uitvoeren.
  5. Check je eigen mailbox. Heb je een tabel ontvangen? Gefeliciteerd!

Stap 9: Klaar voor de start Als alles werkt, hoef je niets meer te doen. De robot staat aan en wordt morgenochtend om 07:30 wakker.

Samenvatting voor de cursist

Wat hebben we nu gebouwd?

  1. Een wekker die elke dag afgaat.
  2. Een filter die kijkt: wat staat er langer dan een week open?
  3. Een tabel-bouwer die de data netjes maakt.
  4. Een postbode die het verstuurt.

Totale tijdsbesparing: 5 minuten per mailtje. Bij 50 klanten is dat 4 uur per week.